Beschwerderegelung

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Artikel 1: Begriffsbestimmungen

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1.1 In dieser Kanzlei-Beschwerderegelung gelten folgende Begriffsbestimmungen:

• Beschwerde: jede schriftliche Äußerung des Unmuts durch oder im Namen des Mandanten gegenüber dem Rechtsanwalt oder den unter dessen Verantwortung tätigen Personen bezüglich des Zustandekommens und der Ausführung eines Auftragsvertrags, der Qualität der Dienstleistung oder der Höhe der Rechnung, sofern es sich nicht um eine Beschwerde im Sinne von Paragraph 4 des niederländischen Rechtsanwaltsgesetzes (Advocatenwet) handelt;
• Beschwerdeführer: der Mandant oder dessen Vertreter, der eine Beschwerde äußert;
• Beschwerdebeauftragter: der mit der Bearbeitung der Beschwerde betraute Anwalt;

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Artikel 2 Anwendungsbereich

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2.1 Diese Kanzlei-Beschwerderegelung gilt für jeden zwischen uw advocaten und dem Mandanten geschlossenen Dienstleistungsvertrag.

2.2 Jeder Anwalt von uw advocaten trägt Sorge für die Beschwerdebearbeitung gemäß der Kanzlei-Beschwerderegelung.

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Artikel 3: Zielsetzungen

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3.1 Diese Kanzlei-Beschwerderegelung verfolgt folgende Ziele:

• Festlegung eines Verfahrens zur konstruktiven Bearbeitung von Mandantenbeschwerden innerhalb einer angemessenen Frist;
• Festlegung eines Verfahrens zur Ermittlung der Ursachen von Mandantenbeschwerden;
• Erhalt und Verbesserung bestehender Beziehungen durch eine professionelle Beschwerdebearbeitung;
• Mitarbeiter in kundenorientierter Beschwerdekommunikation zu schulen;
• Verbesserung der Servicequalität durch Beschwerdemanagement und Beschwerdeanalyse.

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Artikel 4: Informationen bei Beginn der Dienstleistung

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4.1 Diese Kanzlei-Beschwerdeordnung wurde öffentlich zugänglich gemacht. Der Rechtsanwalt hat den Mandanten vor Abschluss des Dienstleistungsvertrags darauf hingewiesen, dass die Kanzlei eine Beschwerdeordnung anwendet und dass diese für die Dienstleistung gilt.

4.2 Beschwerden im Sinne von Artikel 1 dieser Kanzlei-Beschwerdeordnung, die nach Durchführung des in Artikel 5 beschriebenen internen Beschwerdeverfahrens nicht gelöst werden konnten, werden dem Gericht in Maastricht vorgelegt.

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Artikel 5: Interne Beschwerdeordnung

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5.1 Wenn ein Mandant mit einer Beschwerde an die Kanzlei herantritt, wird diese an Herrn J.J.C. Delahaye oder Herrn T.E.J. Devens weitergeleitet, die in diesem Fall als Beschwerdebeauftragte fungieren.

5.2 Der Beschwerdebeauftragte setzt die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, über den Eingang der Beschwerde in Kenntnis und gibt sowohl dem Beschwerdeführer als auch der betroffenen Person die Gelegenheit, eine Stellungnahme zur Beschwerde abzugeben.

5.3 Die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, versucht gemeinsam mit dem Mandanten eine Lösung zu finden, gegebenenfalls unter Vermittlung des Beschwerdebeauftragten.

5.4 Der Beschwerdebeauftragte bearbeitet die Beschwerde innerhalb von vier Wochen nach Eingang oder teilt dem Beschwerdeführer unter Angabe von Gründen mit, warum diese Frist nicht eingehalten werden kann, und nennt dabei den Zeitraum, innerhalb dessen eine Entscheidung über die Beschwerde getroffen wird.

5.5 Der Beschwerdebeauftragte informiert den Beschwerdeführer sowie die Person, gegen die sich die Beschwerde richtete, schriftlich über die Beurteilung der Begründetheit der Beschwerde, gegebenenfalls ergänzt durch Empfehlungen.

5.6 Wurde die Beschwerde zur Zufriedenheit erledigt, unterzeichnen der Beschwerdeführer, der Beschwerdebeauftragte und die Person, gegen die sich die Beschwerde richtete, die Beurteilung über die Begründetheit der Beschwerde.

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Artikel 6: Vertraulichkeit und kostenlose Beschwerdebearbeitung

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6.1 Der Beschwerdebeauftragte und die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, wahren bei der Beschwerdebearbeitung Vertraulichkeit.

6.2 Der Beschwerdeführer muss für die Kosten der Beschwerdebearbeitung keine Gebühren entrichten.

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Artikel 7: Verantwortlichkeiten

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7.1 Der Beschwerdebeauftragte ist für die fristgerechte Bearbeitung der Beschwerde verantwortlich.

7.2 Die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, hält den Beschwerdebeauftragten über etwaigen Kontakt und eine mögliche Lösung auf dem Laufenden.

7.3 Der Beschwerdebeauftragte hält den Beschwerdeführer über die Bearbeitung der Beschwerde auf dem Laufenden.

7.4 Der Beschwerdebeauftragte führt die Beschwerdeakte.

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Artikel 8: Beschwerderegistrierung

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8.1 Der Beschwerdebeauftragte registriert die Beschwerde unter Angabe des Beschwerdegegenstands.

8.2 Eine Beschwerde kann mehreren Themen zugeordnet werden.